The General Data Protection Regulation
The General Data Protection Regulation (GDPR) applies from May the 25th 2018, to facilitate this within our Data Protection Policy the information below will explain how we collect and use data and how it is shared and what controls are in place for storage of this information and your rights regarding the rights to withdraw consent (if applicable) and to lodge a complaint.
Personal Data
To enable us to use personal data effectively within our organisation, we collect the following:
Name
Address.
Email address/contact no.
Details of relevant illness in relation to applying for assistance from Walk for Life.
In instances where direct consent is not available the consent can be acquired through an appropriate appointed person.
We will only share your data with relevant third parties when requested to do so and given consent by yourselves, or when required by law to share your data and this will be documented on our records.
Records
We hold an initial paper record and any personal information is filed in an individual file, this is then transferred to Electronic data which is password protected and deleted following the criteria as set out below:-
Retention periods for personal data, any files that are no longer in use are deleted from our electronic files and paper files are cross shredded- the maximum time for holding records is 3years. Clients records that are still in use at the three year date are subject to renewal of consent and this is held on file electronically.
In the event that have a new request from a previous client and that previous data has been destroyed then the process of collecting the data must begin again for the new event.
With reference to our volunteer committee members, all data, on leaving will be destroyed when their relationship with Walk for Life has terminated.
Your Rights
You may revoke your consent at any time in writing to Walk for Life.
You may ask for access to the information we hold on file – and have the right for changes or deletion of information to be made.
If you feel your rights have been infringed you have the right to lodge a formal complaint.
We will at all times endeavour to protect our Clients data and adhere to the regulations concerning Data Protection and should you wish to discuss any aspect of this Privacy Policy please email us on w4lifesweet@btinternet.com
Updating.
Any updating required due to new regulations or alterations to our Data Protection Policy which affect our Privacy notice will be notified to clients whose data we hold.
Walk for Life, Arboleas. Registered charity no CIF G0478791
Registered address- Calle Cuesta del Algamobo 20, Arboleas.
El nuevo reglamento general de protección de datos será aplicable desde el 25 de Mayo de 2018, para incorporar dentro de nuestra política de protección de datos. La información dada a continuación explicará cómo recopilamos y usamos los datos de nuestros clientes, cómo se comparten, y cuáles son los controles aplicados para guardar esa información y sus derechos respecto al derecho de retirar su consentimiento (si fuera menester) y quejarse.
Datos Personales
Para permitirnos usar los datos personales con efectividad dentro de nuestra organización recopilamos lo siguiente:
Nombre:
Dirección:
Dirección de email/ nº contacto.
Detalle de la enfermedad por la que solicita ayuda.
En caso de que no se pueda obtener el consentimiento directo, se puede adquirir a través de un apoderado.
Solamente compartiremos sus datos con terceros cuando se nos solicite y con el consentimiento apropiado o cuando la legislación nos requiera compartir sus datos y esto se reflejará en nuestros registros.
Registros
Mantenemos un registro en papel y cualquier información personal se archiva en un expediente individual que posteriormente se transfiere a datos electrónicos protegidos por contraseña y borrados según los criterios detallados a continuación.
- Período de retención de datos personales: Cualquier expediente que ya no se usa, se borra de nuestro registro electrónico y los expedientes en papel son triturados. El periodo máximo para guardar expedientes es de 3 años. Los Expedientes de clientes todavía en vigor después de 3 años, necesitan renovación de consentimiento lo cual se archiva electrónicamente.
En el caso de tener nueva solicitud de un cliente anterior cuyos datos hayan sido destruidos, el proceso empezará de nuevo.
Con referencia a nuestros socios voluntarios, cuando su relación con Walk for Life se haya terminado, todos sus datos serán destruidos.
Nueva Política de cookies??????
Sus derechos
Los clientes pueden revocar su consentimiento en cualquier momento y por escrito. Tienen derecho a solicitar el acceso a los datos que mantenemos en su expediente así como el derecho de hacer cambios o borrar información en el mismo.
Si el cliente cree que sus derechos han sido vulnerados tiene derecho a quejarse.
En todo momento intentaremos proteger los datos de nuestros clientes y cumplir el reglamento respecto a protección de datos y si quieren hablar de cualquier aspecto de esta política de privacidad, puede hacerlo enviando un correo electrónico a la siguiente dirección: w4lifesweetbtinternet.com
Actualizaciones.
Cualquier actualización necesaria debido a nuevas normativas o cambios de nuestra política de protección de datos que puedan afectar a nuestra política de privacidad será notificada a todos los clientes cuyos datos mantenemos.
Walk for Life, Arboleas. Asociación benéfica registrada no CIF G0478791
Registered address- Calle Cuesta del Algamobo 20, Arboleas.
